CONSECUENCIAS POR LA NO RENOVACIÓN DE LA MATRÍCULA MERCANTIL.

OFICIO SUPERSOCIEDADES 220-089151 DEL 27 DE ABRIL DE 2017
 
 
 
Aviso recibo de la consulta sobre las consecuencias jurídicas de la no renovación de la matrícula mercantil y la falta de registro de la cuenta final de la liquidación, que se sirvió formular mediante Oficio No. 2017EE32919 O 1 del 9 de marzo de 2017, radicado bajo el número 2017-01-115501 del 15 de marzo de 2017, la cual procede atender en los términos y condiciones previstos en el artículo 28 del Código de Procedimiento Administrativo y de lo Contencioso Administrativo.
 
Así, antes que una respuesta puntual frente a cada uno de los interrogantes planteados, el tema será abordado de manera general, a partir de las consideraciones de orden jurídico que resultan pertinentes.
 
1.- ¿Encontrándose una sociedad disuelta por vencimiento de términos, desde hace más de diez años, y en consecuencia en estado de liquidación, puede ser sujeto de obligaciones, sanciones y por ende ejecutada dentro de un proceso de cobro coactivo?
 
2.- ¿Encontrándose una sociedad sin renovar matrícula mercantil, por ejemplo desde 2008, pero su período de duración tiene vigencia hasta 2025, puede ser sujeto de obligaciones, sanciones y por ende ejecutada dentro de un proceso de cobro coactivo?
 
3.- ¿Si pasados más de cinco años de estar en estado de liquidación una sociedad, es posible que la Cámara de Comercio, de oficio, declare INACTIVO o CANCELADO el registro mercantil de una sociedad, como es el caso puesto de ejemplo?
 
Al efecto es de resaltar que los comerciantes tienen el deber de efectuar su matrícula como tales e inscribir en el registro mercantil todos los actos, libros y documentos respecto de los cuales la ley exija esa formalidad; que el registro mercantil es llevado por las cámaras de comercio; que en el registro mercantil deben inscribirse entre otros, la “constitución, adiciones o reformas estatutarias y la liquidación de sociedades comerciales” 1, y que la existencia de la sociedad se prueba con la certificación expedida por la cámara de comercio del domicilio principal, en la que conste el acto de constitución con sus reformas, si las hubiere, y “que la sociedad no se halla disuelta” 2.
 
Adicionalmente se tiene que, la matrícula mercantil debe renovarse anualmente dentro de los primeros 3 meses de cada año; que el inscrito debe informar a la cámara de comercio “la pérdida de su calidad de comerciante” y cualquier otra mutación referente a su actividad comercial para que se efectúe la anotación respectiva 3, y que el incumplimiento de este deber es sancionado con multa por parte de la Superintendencia de Industria y Comercio 4 y puede dar lugar a la cancelación de la matrícula mercantil cuando no se realiza la renovación de la misma durante el término superior a cinco (5) años 5.
 
Es decir que por regla general, mientras no se halle disuelta por alguna de las causales establecidas en la ley 6, una sociedad conserva su capacidad jurídica para desarrollar su  objeto social, ejercer derechos, contraer obligaciones, e igualmente puede ser sancionada por el incumplimiento de sus deberes y ejecutada judicialmente o por vía coactiva, cuando ello fuere procedente, como quiera que la inscripción y renovación del registro mercantil
sólo tiene efectos de oponibilidad de sus actividades frente a terceros.
 
A ese propósito cabe precisar que la obligación de renovar anualmente la matrícula mercantil cesa cuando la sociedad se halla disuelta y en estado de liquidación 7, aunque esta circunstancia no impide la imposición de multa por las omisiones estructuradas antes de la disolución.
 
Así mismo, aunque durante la liquidación es posible adelantar o continuar el proceso ejecutivo para el cobro de la multa impuesta por el incumplimiento del deber de renovar la matrícula mercantil mientras ello era exigible, como quiera que la personalidad jurídica se mantiene hasta que se inscriba la cuenta final de liquidación, es preciso tener presente la regla que estable el artículo 222 del Código citado, de acuerdo con la cual:
 
“Disuelta la sociedad se procederá de inmediato a su liquidación. En consecuencia, no podrá iniciar nuevas operaciones en desarrollo de su objeto y conservará su capacidad
_________________________
1 Artículo 28, numeral 9, del Código de Comercio.
2 Artículo 117 del Código de Comercio.
3 Artículo 33 del Código de Comercio.
4 Artículo 37 del Código de Comercio.
5 Artículos 30 y 31 de la Ley 1727 del 11 de julio de 2014.
6 Artículo 218 del Código de Comercio.
7 Artículo 31 de la Ley 1727 del 11 de julio de 2014.
 
jurídica únicamente para los actos necesarios a la inmediata liquidación. Cualquier operación o acto ajeno a este fin, salvo los autorizados expresamente por la ley hará responsables frente a la sociedad, a los asociados y a terceros, en forma ilimitada y solidaria, al liquidador, y a el revisor fiscal que no se hubiere opuesto.
 
(…)”
 
De ahí que en esas circunstancias la compañía no desarrolla más las actividades que conforman su objeto social, sino que solo conservará su capacidad jurídica para los actos necesarios a la inmediata liquidación, para lo cual el artículo 238 ibídem relaciona las funciones del liquidador, encaminadas todas a concluir los negocios pendientes al tiempo que ocurrió la disolución, y la consiguiente realización del patrimonio, que supone la cancelación del pasivo a su cargo, con sujeción al orden legal de prelación de créditos.
 
A la vez, los estados financieros que debe preparar la empresa en proceso liquidación voluntaria, también adquieren otra connotación, como consagra el artículo 30 del Decreto  2649 de 1993, al tenor del cual es “Estado de liquidación”: “aquel que debe presentar un ente económico que ha cesado sus operaciones, para informar sobre el grado de avance del proceso de realización de sus activos y de cancelación de sus pasivos.
 
En consecuencia, este estado deberá informar en forma detallada los saldos de inventarios al inicio y al final del ejercicio, los movimientos ocurridos dentro del mismo, que permitan conocer con claridad el grado de avance de realización de activos, cancelación de pasivos, ingresos percibidos, así como los costos y gastos incurridos en el proceso de liquidación en el periodo objeto de reporte.”
 
De otra parte es preciso observar que la cancelación de la matrícula mercantil por parte de la cámara de comercio, se produce como consecuencia del deber de depurar anualmente la base de datos del Registro Único Empresarial y Social RUES, en los términos del artículo 31 de la Ley 1727 del 11 de julio de 2014, y no por la prolongación del proceso de liquidación respectivo.
 
Sobre el particular, ilustra el concepto contenido en Oficio No. 220-200886 del 22 de diciembre de 2015, mediante el cual esta Entidad se ocupó del tema, así:
 
“(…)
En cuanto a la cancelación de la matrícula mercantil, trámite que debe cumplirse por parte de las Cámaras de Comercio, es del caso observar que de acuerdo con el artículo 31 del Código de comercio, la solicitud de matrícula debe efectuarse dentro del mes siguiente a la fecha en que la sociedad fue constituida. De la misma manera y aunque la norma no lo expresa, se entiende que cuando una sociedad disuelta hubiere culminado el trámite liquidatorio, previa la aprobación de la cuenta final de liquidación y entregado a los socios el remanente que les corresponda, deberá cancelar la matrícula mercantil; a partir de ese momento desaparece como persona jurídica y en tal virtud, no tiene capacidad para contratar ni con el estado ni con personas naturales o jurídicas de ninguna índole.
 
“(…)
 
“Ahora bien, si la inquietud sobre la cancelación de matrícula mercantil está relacionada con la disolución y liquidación de la sociedad, cabe observar que por virtud del artículo 31 de la Ley 1727 del 11 de julio de 2014, mediante la cual se modifica el Código de Comercio y entre otras se fijan normas para el funcionamiento de las Cámaras de Comercio, se establece como causal de disolución de las sociedades comerciales, la no renovación de la matrícula mercantil durante los cinco años anteriores a la vigencia de la ley, de donde se infiere que cumplido este presupuesto legal, la sociedad queda disuelta y en estado de liquidación, pero desde luego no puede cancelarse el registro mercantil sin que previamente se hubiere realizado el trámite de liquidación del patrimonio social.
 
“(…)
 
“Ahora bien, comoquiera que su solicitud se dirige a determinar si la cancelación de la matrícula mercantil por si misma conduce a que la sociedad cuya matrícula mercantil fue  cancelada pierda capacidad jurídica para contratar, la respuesta en concepto de esta Oficina sería afirmativa, en el entendido que para el caso de las sociedades comerciales la cancelación definitiva de la matrícula mercantil sólo procede cuando previamente se ha inscrito la cuenta final de liquidación, momento a partir del cual la sociedad pierde la calidad de comerciante y como consecuencia de la liquidación, desaparece como persona jurídica para todos los efectos a que haya lugar.
 
(…)”.
 
De lo expuesto es dable concluir que una sociedad disuelta y en estado de liquidación, cualquiera sea la causa, incluyendo el vencimiento del término de duración y la cancelación de la matrícula mercantil ante la depuración del Registro Único Empresarial y Social RUES, conserva su personería jurídica; en esa medida sigue siendo sujeto de derechos y obligaciones, con las salvedades previstas en normas especiales y las que se derivan de su estado, lo que implica que podrá ser ejecutada siempre que hubiere jurídicamente lugar.
 

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